Постановление администрации городского округа города Котельнича Кировской области от 26.03.2015 N 161 "Об утверждении Инструкции по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации городского округа города Котельнича Кировской области"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА
КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2015 г. № 161

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях совершенствования контроля за исполнением документов и поручений, повышения эффективности контрольной деятельности, укрепления исполнительской дисциплины администрация города Котельнича постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации городского округа города Котельнича Кировской области согласно приложению.
2. Признать утратившим силу постановление главы администрации города Котельнича от 13.09.2013 № 500 "О совершенствовании системы контроля за исполнением документов и поручений, укреплении исполнительской дисциплины".
3. Опубликовать постановление в Сборнике основных муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления городского округа города Котельнича Кировской области.

Глава администрации
города Котельнича
Кировской области
С.Д.БОЛЬШАКОВ





Приложение

Утверждена
постановлением
администрации г. Котельнича
Кировской области
от 26 марта 2015 г. № 161

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
И ПОРУЧЕНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОДА КОТЕЛЬНИЧА КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации городского округа города Котельнича Кировской области (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок организации контроля за исполнением документов и поручений, регламентирует обязанности, взаимодействие и ответственность всех участников исполнения и контроля за исполнением документов и поручений.
Работники администрации городского округа города Котельнича Кировской области (далее - администрация города) и руководители исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления городского округа города Котельнича Кировской области (далее - исполнительно-распорядительный орган) несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.2. Инструкция определяет методы, сроки, последовательность осуществления контроля, меры упреждающего контроля.

2. Методы осуществления контроля

2.1. Методами осуществления контроля за исполнением документов и поручений являются:
2.1.1. Анализ исполнения документов и поручений, а также исполнительской дисциплины должностных лиц, под которым понимается комплекс контрольных действий по изучению и анализу статистических и отчетных сведений данных документального контроля, состояния исполнительской дисциплины, внесению предложений и принятию решений по дальнейшей работе с ними. Анализ распространяется на весь объем контролируемых документов и поручений.
2.1.2. Проверка, под которой понимается комплекс контрольных действий по определению соответствия принятых исполнителями мер требованиям документов и поручений.
2.1.3. Служебное расследование, под которым понимается комплекс контрольных действий по анализу соблюдения исполнительской дисциплины должностными лицами.
2.1.4. Меры упреждающего контроля, под которыми понимается совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения документов и поручений.

3. Контролируемые документы и поручения

3.1. Контролю за исполнением подлежат:
3.1.1. Законы Кировской области.
3.1.2. Указы, распоряжения Губернатора области.
3.1.3. Постановления, распоряжения Правительства области.
3.1.4. Распоряжения Председателя Правительства области.
3.1.5. Постановления, распоряжения администрации города.
3.1.6. Поручения главы администрации города.
3.1.7. Решения коллегии администрации города.
3.2. На контроль может быть поставлен как документ в целом, так и отдельные его пункты.

4. Организация контроля
за исполнением документов и поручений

4.1. Контроль за исполнением документов возлагается на заместителя главы администрации города, управляющего делами (далее - управляющий делами).
4.2. На каждый контролируемый документ оформляется контрольное дело.
Контрольное дело должно содержать:
контролируемый документ;
контрольную карточку;
план мероприятий по исполнению и организации контроля;
документы, отражающие ход исполнения и контроля;
итоговые справки (информации).
4.3. При поступлении документа в администрацию города он регистрируется посредством автоматизированной системы заведующим канцелярии администрации города, а в его отсутствие заведующим машинописным бюро (далее - работник канцелярии), передается управляющему делами для подготовки проекта визы, затем передается главе администрации города для наложения резолюции. Резолюции на документах должны содержать конкретные поручения, фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, сроки их исполнения, дату и подпись.
В случаях, когда в резолюции исполнителями указано несколько должностных лиц, то координация, согласование с исполнителями, ответственность за исполнение документа возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель).
4.4. Работник канцелярии:
4.4.1. Оформляет контрольную карточку с указанием исполнителей и сроков исполнения.
4.4.2. Оформляет контрольное дело, в которое включает контролируемый документ, контрольную карточку, и передает для осуществления контроля управляющему делами.
4.4.3. Копии документа и контрольной карточки передает исполнителю (исполнителям).
4.4.4. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов посредством автоматизированной системы.
4.4.5. Представляет управляющему делами информацию о сроках исполнения.
4.5. При поступлении копии документа с резолюцией в структурное подразделение администрации города, исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города (далее - исполнительно-распорядительный орган) ответственный исполнитель:
4.5.1. В срок не более 10 дней со дня получения документа, если иное не указано в документе, предоставляет главе администрации на утверждение план мероприятий по исполнению документа.
4.5.2. Утвержденный план мероприятий по исполнению документа предоставляет управляющему делами для включения в контрольное дело.
4.5.3. Выполняет работы по полному и своевременному исполнению документа.
4.5.4. Ежеквартально, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, если иное не указано в документе, предоставляет управляющему делами информацию о ходе исполнения документа для включения в контрольное дело.
4.5.5. Предоставляет управляющему делами для включения в контрольное дело документы, отражающие ход исполнения и контроля, справки, ответы, итоговые информации.
4.5.6. Не позднее чем за 5 дней до срока, указанного в резолюции, представляет главе администрации города на подпись информацию по исполнению документов.
4.6. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Документы с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие отметку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в месячный срок.
4.7. Право продления сроков контроля и снятия документа с контроля принадлежит главе администрации города.
4.8. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения документов, исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока представляет главе администрации города аргументированную просьбу о продлении срока исполнения документа.
4.9. Если документ не исполнен за 4 календарных дня до срока исполнения документа, работник канцелярии передает копию контрольной карточки управляющему делами.
4.10. Управляющий делами информирует главу администрации о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
4.11. Если документ не исполнен в срок, или исполнен не в полном объеме, или не исполнен совсем, глава администрации города принимает решение о принятии мер дисциплинарного или материального характера к исполнителю.
4.12. При представлении итоговой информации документы считаются исполненными и снимаются с контроля. В случае предоставления периодичной информации документы с контроля не снимаются.
4.13. Для снятия с контроля документа ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя главы администрации и передает ее управляющему делами.
4.14. Управляющий делами направляет контрольное дело с приложением служебной записки о снятии с контроля документа главе администрации города для принятия решения.
4.15. Решения о снятии с контроля документов заносятся работником канцелярии в соответствующие контрольные карточки с указанием даты снятия с контроля и лица, принявшего данные решения.
4.16. Документы, снятые с контроля, хранятся у управляющего делами до сдачи в архив.

5. Контроль за исполнением поручений главы администрации
города и решений коллегии администрации города

5.1. Контроль за исполнением поручений главы администрации города, данных на оперативных совещаниях, и решений коллегии администрации города (далее - коллегия) возлагается на управление организационно-правовой работы и делопроизводства администрации города (далее - управление организационно-правовой работы).
5.2. Управление организационно-правовой работы:
5.2.1. Ведет реестр поручений в электронном виде.
5.2.2. Вносит в реестр поручений:
5.2.2.1. Поручения, данные главой администрации на оперативном совещании, на основании протокола оперативного совещания в течение трех рабочих дней со дня проведения оперативного совещания.
5.2.2.2. Поручения, указанные в решении коллегии, в течение трех рабочих дней после подписания протокола коллегии.
5.2.2.3. Сроки исполнения по каждому поручению.
5.3. Сотрудник управления организационно-правовой работы и делопроизводства администрации города, ответственный за ведение реестра поручений (далее - сотрудник, ответственный за ведение реестра), в течение одного дня после внесения поручения в реестр формирует контрольную карточку и передает ее исполнителю.
5.4. Исполнитель за 2 дня до установленного срока направляет в управление организационно-правовой работы информацию об исполнении.
5.5. Сотрудник, ответственный за ведение реестра, в течение одного дня после получения информации об исполнении поручения вносит ее в реестр поручений.
5.6. Сотрудник, ответственный за ведение реестра поручений, еженедельно распечатывает реестр поручений и передает его управляющему делами.
5.7. Сотрудник, ответственный за ведение реестра, ежедневно следит за сроками исполнения документов и поручений. При неисполнении поручения в срок сообщает об этом управляющему делами.
5.8. Управляющий делами информирует главу администрации о ходе исполнения поручений еженедельно, а при неисполнении поручения в срок - незамедлительно.

6. Проведение проверок и служебных расследований

6.1. По поручению главы администрации или по своей инициативе управляющий делами проводит проверки и служебные расследования по исполнению документов. Результаты расследования докладываются главе администрации.
6.2. В случаях выявления по результатам проверок, служебных расследований фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения документов (поручений) управляющий делами вносит главе администрации предложения о привлечении должностных лиц администрации города к дисциплинарной ответственности.

7. Меры упреждающего контроля

При организации исполнения документов, поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
7.1. Определение средств и методов контроля за своевременным исполнением документов и поручений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение.
7.2. Направление ответственным исполнителям предупредительных запросов.
7.3. Внедрение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением документов и поручений с целью регулярного представления главе администрации города соответствующей информации.
7.4. Регулярное заслушивание на совещаниях информации о ходе исполнения документов и поручений.
7.5. Проведение контрольных проверок хода исполнения документов и поручений.


------------------------------------------------------------------